Si possono fotografare i documenti degli ospiti?

Cosa ha detto il Garante, e quando

Il 29 aprile 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato una nota di chiarimento sul trattamento dei documenti di identità degli ospiti nelle strutture ricettive. Il punto centrale è uno solo: la normativa non legittima la conservazione di fotocopie o immagini dei documenti da parte di chi ospita.

Una volta che i dati sono stati trasmessi all'autorità di pubblica sicurezza, le copie acquisite per quello scopo vanno cancellate o distrutte. Non c'è una norma che ti autorizzi a tenerle "per sicurezza", e il fatto che siano sul tuo telefono e non in un raccoglitore non cambia niente.

Perché WhatsApp è il caso peggiore

Quando un ospite ti manda la foto del passaporto in chat, quella foto non è in un posto solo. È:

• nella galleria del suo telefono;
• nella galleria del tuo, se il salvataggio automatico è attivo;
• nel backup sul cloud di entrambi;
• nella cronologia della chat, che resta lì per anni.

Nessuno dei due la cancellerà mai davvero da tutti e quattro i posti. È per questo che una pratica nata per fare prima diventa il modo più efficace per perdere il controllo del documento di un'altra persona.

Cosa puoi fare, in pratica

La legge ti chiede di identificare l'ospite e di comunicare i suoi dati. Non ti chiede di archiviarne il documento. Quindi:

• Sì: guardare il documento, verificare che la persona sia quella, trascrivere i dati che servono alla schedina.
• Sì: acquisire l'immagine come passaggio tecnico per ricavarne quei dati, a patto che venga eliminata.
• No: tenere la fotocopia in un raccoglitore.
• No: tenere la foto nella galleria del telefono o in una cartella sul computer.
• No: farsela mandare in chat e lasciarla lì.

Quello che va conservato è un'altra cosa: la ricevuta che il portale Alloggiati Web rilascia a ogni invio. Quella è la prova che la comunicazione è avvenuta, ed è il documento che ti viene chiesto se arriva un controllo. Se non l'hai mai scaricata, molte ricevute vecchie si possono ancora recuperare.

"Ma voi fate fotografare il documento"

Sì, ed è giusto che la domanda arrivi. La differenza non è nel gesto, è in cosa succede dopo il gesto.

In AlloggiatiVeloci la foto è un passaggio tecnico che dura pochi secondi: l'intelligenza artificiale ne ricava nome, date, numero e scadenza, e l'immagine viene eliminata appena la lettura è finita. Non viene archiviata, non passa dalla galleria del telefono, non resta sui nostri server. Quello che rimane sono i dati che la legge ti obbliga a comunicare, e la ricevuta della Questura.

È la stessa cosa che facevi trascrivendo a mano, con la differenza che ci mette qualche secondo invece di qualche minuto, e che non sbaglia a copiare un numero di passaporto. La copia del documento non esiste in nessun momento come file che qualcuno conserva.

Le norme, se le vuoi citare

• Art. 109 del TULPS (R.D. 773/1931): l'obbligo di comunicare le generalità degli alloggiati all'autorità di pubblica sicurezza.
• GDPR, art. 5: minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione. I dati si tengono per il tempo necessario allo scopo, e non oltre.
• GDPR, art. 6: la base giuridica del trattamento è l'adempimento di un obbligo legale, e copre quell'obbligo, non altro.
• Garante privacy, nota di chiarimento del 29 aprile 2026: le copie dei documenti vanno cancellate dopo la comunicazione.

Fonti

• Garante privacy, nota di chiarimento sul trattamento dei documenti di identità degli ospiti di strutture ricettive (29 aprile 2026)
• Garante privacy, comunicato stampa: no alla conservazione di copia dei documenti degli ospiti
• Servizio Alloggiati, Polizia di Stato